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秘书从业经验:职场任我行

发布于:2008年11月28日

 

秘书节,这一节日源于上世纪50年代的美国。为肯定秘书的贡献,1952年经两位资深秘书提议,美国宣布设立秘书周和秘书日。1955年,正式将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期,而4月的最后一个星期三就是“秘书节”。许多年后,国外许多国家都引进了这个节日,在如今的中国,可能并非所有的秘书都有假期,但“秘书节”正越来越受到重视,不少老板会以鲜花和贺卡来表达感激之情。
  

秘书不是咄咄逼人的玫瑰,但却有着百合的清雅,鸢尾的优美,鼠耳草的敏锐,矢车菊的温柔可爱,山楂花的守口如瓶,西洋樱草的成熟好学。让我们一起来关注这朵美丽而低调的职场解语花――秘书。
  

所属门派:秘书
  

门派描述:
  秘书(Secretary)是外来血统,来源于拉丁文secretarius,意为“极受信任的、参与机密的职员”。国际职业秘书组织(Professional Secretaries International)给秘书所下的定义是:“具有熟练的办公室工作能力,不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”
  

门派技能:
  充分理解老板的日常工作与活动,过滤、回复电子邮件和信件,明确各类信息的优先级别,安排好所有事务性工作;
  能严格按照公司流程和制度保管所有档案和文件;
  安排老板的日常行程和出差准备;
  组织和规划会议,确定并安排会议时间,负责会议材料的整理、存档工作;
  能独立处理突发事件,当老板不在时能主动处理一些紧急事务;
  与其他部门的经理进行沟通,根据需要进行内外部协调联系;
  建立有系统的追踪制度,跟踪相关工作以确保工作按计划完成。
  

入门资质:
  秘书这一派别入门并非要求天赋异禀,骨骼清俊。虽然文秘、行政管理或语言类专业更具修炼基础,但手持大专文凭即可敲门,中专文凭而从业经验丰富,仍会被具有慧眼的老板识中,所以不必太过担心怀才不遇。
  虽然现今业内认识到秘书并非花瓶,但仍可以看到不少招聘广告赫然写着:“女性”、“30岁以下”、“身高165cm以上,形象气质佳”云云。一般成熟老辣的公司绝不会高调“以貌取人”,如外企更看重的是“低调”而“职业”,对体貌无特别规定,但青睐本科学历、英语流利的人才,强调自我管理能力、沟通能力、协调能力、预见能力和判断能力。
  

入门经:
  

穿衣经 符合公司文化 秘书代表着公司形象,既要表现出优雅成熟的风范,又不可太过夺人眼球;既要表现得低调素雅,又不可过于随意。在穿衣上的秘诀就是“符合公司文化”,平时只要留意观察下公司大部分人的审美习惯,在公司中找准大潮流就可以了。
  

态度经 积极而有亲和力 “态度决定一生的高度。” 秘书是一项很重视细节的工作,因此需要保持积极向上的态度,时刻在琐碎的工作中调节好自己的心态,给老板创造出最舒适的工作环境。秘书是企业的枢纽,开展工作时需要各部门的协调配合,因此秘书应当富有亲和力,为自己在公司里外建立起良好的人脉关系网。
  

专业经 全能而有效的助手 知晓公司的业务概况、部门情况、运作流程等,还必须掌握组织会议、安排行程、邮件处理、电话沟通、商务安排等实务性技巧。秘书是老板的工作助手,从老板处获取明确的工作指示;秘书是信息的疏导者,收集并传递信息,保证信息在部门之间的流通;秘书是项目管理者,提高工作效率,减少不必要的工作,使自己的精力和时间投入在有利于个人事业发展的项目上;秘书是行政专家,除了熟悉各种先进的办公软硬件,在工作小组、部门以及公司中建立起个人网络。
  

助手经 永远对老板表示敬意 要清楚秘书是为公司而工作,而不是为老板而工作,因此必须优先考虑公司利益。但秘书的工作完全围绕着老板展开,因此需要了解老板的工作风格、工作方式、工作重心及紧急度;了解老板的人际网络;理解他的工作压力;和老板保持良好的沟通;对老板的地位及能力永远表示敬意。最重要的一条是:不要越权!记住,不要代替老板做决定,而是在老板的同意下针对其工作习惯和时间对各种事务进行酌情处理。考试大编辑整理
  

管理经 做重要但不紧急的事情 如同项目管理中的风险管理,秘书平时要有所积累,对工作有预见性,适应老板的工作节拍,留意老板近期的工作兴奋点,明确事情的优先级,在处理事务时注意理顺和排序,分清轻重缓急,酌情安排处理。一个好的秘书会对工作中重复三遍的事务,如酒店预定、信件快递发送、会议通知、邮件处理等,建立起模板,做好流程需要,方便日后的操作,减少工作的重复性,进一步将行政事务量化标准化。有了这些常规的准备工作,就能预留出更多的时间处理突发时间。衡量一个成熟的秘书的标准不应该是永远忙碌,永远在处理紧急事务,一个成熟的秘书自我管理的理想境界是“做重要但不紧急的事情”。
 

 方式经 方式比内容更重要 对于秘书来说,需要悉心注意的不是说话的内容,而是说话的方式。尽量少说No,实在不能避免说No,试着用肯定的语气表达否定的意思,比如可以把“这个问题我不懂”表达成“这个问题蛮难懂的”。在叙述问题的时候,不要用“我认为”“我觉得”“可能”这样的主观词汇。
  

沟通经 把他当作下一个老板 秘书是公司的枢纽,上对老板,下至各部门员工,甚至需要面对形形色色的客户。秘书的待人接物一切从公司形象出发,以工作大局为重,不卑不亢,有礼有节。如果其他部门的同事要求帮忙,表现出风度和良好的姿态帮忙完成一些举手之劳的事情。一个好的秘书要带着“他可能就是下一个老板”的心态跟每个部门的同事建立好沟通

独门秘诀:
  

过滤电话时……化被动为主动,善待每个人的电话。不但要表示自己正在专心聆听,更要表明听明白了。可以这样为老板“挡架”:“X先生,我完全明白(了解)了,X经理现在实在忙得脱不开身……但很愿意收到你的消息,方便的话请传真或者email过来,我一定转达到……”最后以这样的话语结束:“谢谢你打电话过来。”然后轻轻把话筒搁下。
 

当面对领导斥责时……有专家的研究结果表明,9成多的人在不满时是不会直接表达出情绪的,一般情况下,只有在忍无可忍的情况下人们才会尖锐地当面提出批评。“会讨饶的小孩不挨打”,若遭受到老板的斥责而错在自己时,“认错在先”可以消解他的脾气,请记住老板也只是需要给一时之气找到一个发泄通道,共事已久,他对你的平日印象不会因此而改变。即便是遭受了不公正的指责,也不要针锋相对地当面顶撞,找到合适的机会,态度诚恳但用词委婉地把理由阐述出来。
  

当遭受到其他同事无端指责时……比如别的部门的同事无端指责你的工作报表中有错误,你可以婉转地这样表达:“我其实已经看过很多遍了,要不麻烦你帮我现在再一起来看看……”运用良好的态度和沟通技巧把问题当场解决掉,以免给同事们留下不好的印象。
  

需要打“小报告”时……客观地叙述事实,不夹杂个人观点,绝对避免“我看”“我认为”“我觉得”这样的字眼。
  

当面对探密者时……只讲可以讲的部分,用这样的方式回答:“目前我能帮你的……”“我的权利范围可以告诉你的是……”“目前我了解的是……”
  

当面对实在难以回答的问题时……当你不知道怎么说的时候最好的回答就是说实话。考试大收集整理
  

任督二脉:
现状 红颜易老等不得,职场严苛容不得。女秘书占到8成以上,男秘书稀少且主要分布在政府机构。秘书的地位虽然在国内已经得到了改善,但仍未收到足够的重视。人们认为秘书工作琐碎,重复性强,缺乏创造力。
  

晋升 高级秘书至少需要有5~8年的历练,董事会秘书多青睐男性,且不少大型外企需要MBA学历,10年左右部门经理经验;国企则需要大学以上学历,5年左右相关工作经验,经济学或其他相关专业背景,除了行政管理能力,还需掌握财务知识、产品知识,具有产业经济动态分析能力,有上市公司或证券事务相关从业经验。
  

易筋经:


  转行主要方向 人事、公关、市场、销售、采购
  优势 对行业动态了解,对公司业务有全面接触,参加重要会议和商务谈判,沟通协调能力强。
  捷径 公司内部调动
  秘传“薪”经:
  关注城市
  平均年薪最高的城市:深圳约4万;
  高位城市:上海3万9千;广州3万6千;北京3万6千;杭州3万3千;南京3万;
  北部沿海城市:大连、青岛均为2万5千;
  内陆城市:成都2万3千;武汉2万3千;重庆2万1千;西安2万1千;长沙2万。
  薪资黄金点
  从学历来看,硕士学历薪资为平均薪资的1.5倍以上;
  从外语能力来看,外语能力精通者的薪资为平均薪资的1.4倍左右,熟练者为平均薪资的1.1倍左右;
  从工作年限来看,可喜的是秘书职业没有“薪资天花板”,工作年限越长,报酬越丰厚,3~5年工作经验是薪资增长期,而8年以上则是薪资丰厚期;
  从企业性质来看,各城市外商独资欧美企业的秘书薪资均为平均年薪的1.2倍以上,上海达到了1.36倍,居各地之首。合资/合作欧美企业的秘书薪资基本上比外商独资欧美企业稍逊一筹。深圳国营企业的秘书薪资表现是各地中最抢眼的一个,超过了平均薪资水准。
  

福利:


  杭州、南京、深圳三地在秘书的培训计划上做得较充分,北京、大连、青岛、济南、沈阳、长沙、西安、昆明等地也不错;
  大连、青岛、济南、沈阳和北京在秘书的补充医疗、人身、养老保险方面比其他地区更投入;
  深圳、广州、长沙、西安、昆明在房贴上享有者比例高出其他城市;
  上海、深圳、成都、重庆、武汉的带薪假期都有9天,杭州和南京的带薪假期较短,为6天。

 

 

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